Pustakawan dan Birokrat

Pustakawan juga seorang birokrat jika ia memiliki kemampuan dalam birokrasi organisasi, baik di perpustakaan maupun di lembaga induknya"

Oleh: Wahid Nashihuddin*

Hidup berorganisasi tak mungkin dapat terlepas dari suatu norma dan aturan, dan itulah yang disebut sebagai ‘birokrasi’. Birokrasi dapat diartikan sebagai tata cara dan alat untuk mengatur seseorang, baik dalam hal bersikap, bertindak, maupun berperilaku. Begitu juga dengan seorang pustakawan yang bekerja di suatu organisasi atau lembaga yang disebut perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, pustakawan harus patuh dalam melaksanakan peraturan organisasi. Peraturan tersebut mengikat pustakawan dalam aktivitas mengelola bahan pustaka, melayani pengguna, dan tugas kepustakawanan lainnya yang mendukung visi dan misi lembaga induknya. Melalui tulisan ini, saya ingin berbagi kepada teman-teman tentang mengapa dan bagaimana menghadapi birokrasi di perpustakaan dan menghadapi birokrat.

Mengenal Birokrat

Birokrat siapa itu? banyak orang menganggap birokrat itu orang-orang yang memimpin dan berkuasa di lembaga pemerintahan, padahal di lembaga swastapun birokrat juga ada. Jadi yang menghadapi birokrat itu tidak hanya pustakawan PNS tetapi juga pustakawan swasta.

Yuk, pahami sejenak siapa birokrat itu? Birokrat adalalah orang yang memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk mengatur dan menilai orang lain. Birokrat dapat juga seseorang yang memiliki jabatan tertentu (pejabat) atau bahkan pegawai/staf yang memiliki kompetensi sebagai birokrat.  Dalam konteks ini, penulis kurang setuju jika yang disebut birokrat itu hanya pejabat. Pustakawan juga seorang birokrat jika ia memiliki kemampuan dalam birokrasi organisasi, baik di perpustakaan maupun di lembaga induknya.

Untuk mengenal seorang birokrat (baik di lembaga pemerintah maupun swasta), apakah itu seorang pustakawan atau profesi lainnya, yuk kenali tipe dan karaktaristik seorang birokrat. Tipe birokrat itu, antara lain (tipe 1) tegas dan dihormati; (tipe 2) tegas tapi penurut; dan (tipe 3)  tidak tegas. Tegas yang dimaksud adalah memiliki sifat, sikap, karakter, dan kepribadian yang kuat dan pantas untuk menjadi seorang birokrat atau pemimpin. Untuk ciri-cirinya kira-kira seperti ini. Tipe 1, ia memiliki karakter pemikir dan keteladanan, setiap memberikan perintah biasanya disertai dengan contoh, dengan kata lain sebelum menyuruh orang lain ia sudah belajar dan mempraktikannya terlebih dahulu. Tipe birokrat ini biasanya akan selalu dihormati, karena ia peduli, suka berbagi, dan memiliki rasa simpati yang tinggi kepada orang yang disuruhnya. Birokrat tipe ini akan bertanggung jawab penuh terhadap segala resiko dalam kepemimpinannya, dan tidak suka menyalahkan orang lain.

Credit: Pixabay

Tipe 2, ia memiliki sikap tegas tetapi tak memiliki pendirian dalam memimpin atau mengatur organisasi, dapat dikatakan ia seorang birokrat yang “plin-plan”. Birokrat tipe ini, maunya untung sendiri dan cari posisi aman dan nyaman, maunya di zona nyaman dan tidak berani melawan birokrat di atasnya. Ia bersikap pasrah dan menurut sama pimpinan di atasnya, tidak percaya diri ketika memberikan perintah dan selalu bersikap pasif. Ia bekerja kalau ada intruksi atasannya, dan biasanya yang dikorbankan adalah anak buahnya. Birokrat tipe ini, biasanya kurang dihormati oleh bawahnnya, bahkan jika ketemu hanya bersikap wajar (tidak perlu hormat yang berlebihan).  Tipe 3, biasanya birokrat yang ditunjuk karena belas kasihan, dan ia tidak memiliki jiwa kepemimpinan. Bagaimana ia bisa tegas kalau belum memiliki pengalaman sebagai seorang birokrat dan pemimpin. Biasanya jika perpustakaan atau organisasi dipimpin oleh tipe birokrat ini, tinggal menunggu ‘kehancurannya’ saja, karena dipegang oleh yang bukan ahlinya.

Menjadi Pustakawan Birokrat

Sebagai seorang birokrat, pustakawan dituntut memiliki kemampuan untuk mempengaruhi dan memotori jalannya organisasi, serta memiliki sifat dan sikap yang tegas dalam bertindak dan memutuskan sesuatu. Sebagai seorang birokrat, pustakawan harus mampu menjadi leader dan manajer di perpustakaan. Tunjukkan bahwa pustakawan adalah seorang birokrat yang handal dan profesional dalam bekerja dan berkarya. Jika ia bekerja di perpustakaan, ia harus mampu sebagai pembuat kebijakan dan peraturan dalam operasional kegiatan pengolahan, pelayanan, dan pemasaran jasa perpustakaan. Jika di lembaga induknya, ia harus mampu sebagai manajer dan kolaborator handal dalam proyek perubahan dan pengembangan layanan perpustakaan dan lembaga induknya, jangan hanya menjadi orang yang ahli di perpustakaan tetapi ahli untuk lingkup lembaga yang lebih besar.

Sebagai seorang birokrat yang ahli di bidang kepustakawanan, setidaknya pustakawan memiliki pengalaman birokrat seperti menjadi pemimpin proyek digitalisasi koleksi, menjadi manajer publikasi ilmiah (jurnal dan prosiding), menjadi manajer perpustakaan, menjadi konsultan riset di perpustakaan, menjadi instruktur pelatihan layanan referensi perpustakaan dan penerbitan jurnal, menjadi anggota asosiasi profesi kepustakawanan,  menjadi humas perpustakaan, ketua lomba kepustakawanan, ketua seminar/konferensi bidang kepustakawanan, dan sebagainya.  Hal yang ingin saya garis bawahi adalah apapun pengalaman pustakawan sebagai birokrat, jangan pernah melepas suatu tanggung jawab yang belum selesai, selesaikan sampai tuntas. Masalah hasilnya, baik dan jelek, itu dipikirkan kemudian. Prinsip sebagai birokrat kepustakawanan adalah dapat mempengaruhi orang untuk melaksanakan sistem organisasi yang baik, dengan segala kemampuan dan keterbatasannya.

Pustakawan Menghadapi Birokrat

Setelah mengetahui siapa itu biokrat, tipe, dan karakteristiknya, sekarang bagaimana cara pustakawan menghadapi seorang birokrat? Dalam menghadapi birokrat ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan, di antaranya: latar belakang kehidupannya, tingkat pendidikannya, profesi pekerjaannya, tipe dan karakteristik kepribadiannya, serta cara pergaulannya. Setelah mengetahui hal-hal tersebut, pustakawan bisa menghadapi para birokrat dengan cara:

1. Hormati dan dukung rencana atau program-programnya dalam pengembangan layanan perpustakaan dan lembaga. Berikan ia masukan dan dukungan penuh dalam mengimplementasikan program-programnya, bantu ia menyusun proposal kegiatan, pelaksanaan kegiatan, hingga membuat laporan dan mengevaluasi program yang telah dilakukan. Tetapi jika ia tidak tegas dalam kepemimpinannya, nasihatilah ia agar sadar dan berikan pemahaman bahwa menjadi pemimpin itu butuh keteladanan agar dihormati oleh pengikutnya.
2. Cermati perkataan dan perilakunya, hal ini penting untuk mengetahui watak dan karakter asli seorang birokrat. Karena banyak birokrat yang kurang konsisten antara ucapan dan perbuatannya, ya dapat disebut ‘jarkoni’ yang artinya ‘wani ngajar tapi ora wani nglakoni’ dalam bahasa Indonesia ‘beraninya hanya mengajar tetapi tidak bisa melakukannya’, semoga birokrat ditempat kita tidak seperti itu ya, hehehe. Semoga kita bisa menjadi birokrat yang dapat dipercaya, baik dalam perkataan maupun perbuatan.
3. Sediakan waktu informal untuk berdiskusi hal apapun, maksudnya jangan hanya berdiskusi masalah pekerjaan, tetapi juga berdiskusi tentang hobi, keluarga, atau hal lain yang membuat hubungan emosial lebih dekat. Dalam hal ini, pustakawan jangan terlalu kaku dengan pimpinan, bersikap santai dan terbuka ketika menyampaikan suatu hal atau mengajak berdiskusi pimpinan. Anggaplah atasan kita sebagai rekan kerja, jangan bos, karena dengan demikian, suasana menjadi lebih akrab dan kita bebas menyampaikan sesuatu, baik yang terkait dengan pekerjaan maupun di luar pekerjaan. Menyampaikan sesuatu di acara formal (seperti rapat/FGD/worskhop/konferensi) itu baik, namun lebih baik bisa mengajak diskusi pimpinan di acara informal, agar lebih santai dan lebih akrab satu sama lain.
4. Yakinkan bahwa kita itu tim dan saling memberikan manfaat. Anda pemimpinku yang membuat organisasi ini berjalan baik. Yakinkan bahwa Anda memimpin kami karena ingin membuat kami lebih baik dan ingin bermanfaat bagi orang lain. Anda harus yakin bahwa Anda bekerja tidak sendirian, tetapi tim yang kuat dan solid untuk membuat perubahan yang lebih baik. Jika Anda salah, kami mengingatkannya dan sebaliknya; jika Anda tidak mampu, kami akan bantu; jika Anda ada masalah, semoga kami bisa membantu. Jangan saling menyalahkan apalagi merendahkan kemampuan satu sama lain, karena hanya akan menciptakan konflik kepentingan dan membuat organisasi bisa hancur. 
5. Jangan hormati, jika pemimpin kita tipenya hanya penyuruh dan tidak punya pendirian. Karena birokrat yang seperti ini telah lupa dengan ‘janji dan amanat’ ketika menjadi pemimpin. Biarkan saja ia mau berbuat apa, tidak perlu diayomi apa yang ia perintahkan, dan doakan saja semoga ia segera sadar bahwa menjadi seorang pemimpin/birokrat itu harus ada keteladanan dan kewibawaan.

Mungkin teman-teman pustakawan punya cara sendiri untuk menghadapi birokrat, silakan disesuaikan dengan cara dan kemampuan Anda masing-masing. Prinsipnya kita harus tahu bahwa siapa birokrat yang pantas dihormati dan tidak dihormati...!

Pertanyaannya sekarang adalah sudahkah kita belajar birokrasi di perpustakaan? dan siapkah kita menjadi birokrat yang handal, tegas, dan dihormati, jawabannya hanya Anda yang tahu, hehehe...! Semoga bermanfaat dan tetap semangat berkarya ya, salam literasi.

*Penulis Pustakawan LIPI

Blog Penulis: https://pustakapusdokinfo.wordpress.com